Spørgsmål og svar - om Folkekirkens IntraNet

INTRANETTETS ÅBNE DEL

Om Intranettet

Hvad er Folkekirkens Intranet?
Folkekirkens nye intranet er dels en åben hjemmeside, hvor langt det meste indhold er tilgængeligt for alle, dels en hjemmeside, hvor du skal logge ind med MitID.

På den åbne del finder du nyheder, vejledninger, skabeloner, jobbank, materialebank, temaer og andet indhold, som er relevant for alle, der har tilknytning til folkekirken.

På den password-beskyttede del af Folkekirkens IntraNet, finder du dine velkendte it- systemer, meddelelser, menighedsrådets fællespostkasse, grupperum - og andet indhold, som kan indeholde personfølsomme data.

Kan alle gå ind på den åbne del?
Ja - alle har adgang til intranettets åbne del. Det er en helt almindelige hjemmeside. Fra den åbne del af intranettet kan du logge ind på den beskyttede del.

Hvad er intranet, og hvad er andre systemer?
Som på det nuværende intranet, Den Digitale Arbejdsplads, vil der på det nye intranet være genveje til andre systemer. De andre systemer kan fx være Kirkeportalen, FLØS, GIAS og PERSON. Alle disse systemer er selvstændige systemer og derfor ikke en del af intranettet. Dine systemer er derfor ikke berørt af, at der nu kommer et nyt intranet.

Hvem står bag intranettet?
Intranettet udvikles i et tæt samarbejde mellem stifterne, Landsforeningen af Menighedsråd og Kirkeministeriet.

Nyheder og nyhedsmails

Hvem kan jeg læse nyheder fra på intranettet?
Du kan læse nyheder fra Folkekirkens Redaktionelle Enhed (FRE), Kirkeministeriet, Folkekirkens IT, Landsforeningen af Menighedsråd, de ti stiftsadministrationer, Plancentret (Aalborg Stift), KAS og GiasCentret (Viborg og Århus Stift), FLC Fællesfondsløncentret (Fyns Stift), Forsikringsenheden (København og Helsingør Stift), AdF Folkekirkens Administrative Fællesskab (Lolland-Falsters Stift), SLM Stifternes Løncenter for menighedsråd (Roskilde, Ribe og Haderslev Stifter), Folkekirken.dk, FAR Folkekirkens Arbejdsmiljørådgivning, Folkekirkens Arbejdsmiljøråd, FUV Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter, Folkekirkens kirkemusikskoler, Folkekirkens Grønne Omstilling, Det Mellemkirkelige Råd og DSUK Danske Sømands- og Udlandskirker.

Andre kan også få nyheder på intranettet. Kontakt Folkekirkens Redaktionelle Enhed (FRE) for at høre nærmere.

Kan jeg se de nyheder, der er relevante for mig?
Ja, det kan du. Du kan sortere din forside, så den passer til din rolle i folkekirken og din geografiske placering. Det gør du ved at klikke på knappen ”Dine personlige valg” i toppen af siden og følge vejledningen. Herefter vil du se de nyheder, vejledninger og eventuelt it-systemer, som er mest relevante for dig.

Hvordan gør du, hvis du har to roller, fx menighedsrådsmedlem og ansat?
Du bestemmer selv, hvor mange roller og stifter (geografiske områder), du ønsker at tilføje via knappen ”Dine personlige valg” øverst på forsiden. Her tilføjer du blot de to roller og vil herefter se nyheder, der er relevante for dig på forsiden af intranettet.

Kan jeg få nyheder i min mailboks?
Hver uge sendes der en nyhedsmail ud. Den tilmelder du dig via linket på forsiden af intranettet. Når du tilmelder dig, vælger du din rolle i folkekirken og dit stift (geografi) – og herefter får du de nyheder, som er relevante for dig, hver uge. Du kan vælge lige så mange roller og stifter, som du vil. Du kan når som helst afmelde dig nyhedsmailen igen.

Tema

Hvad er et tema?
Temasiderne samler information og inspiration omkring væsentlige temaer for folkekirken. Temasiderne laves af Folkekirkens Redaktionelle Enhed (FRE) i samarbejde med faglige indholdsleverandører.

Hvem kan se temaerne?
Temaerne ligger på intranettets åbne del og kan derfor ses af alle.

Vejledninger

Hvilke vejledninger ligger på intranettet?
Målet er at samle alle de vejledninger, som udgives specifikt til folkekirken. Du finder derfor vejledninger fra Kirkeministeriet, Landsforeningen af Menighedsråd, Stifterne og mange flere.

Hvem har adgang til vejledningerne?
Vejledningerne ligger på intranettets åbne del, og alle har derfor adgang til at se og læse vejledningerne. Enkelte vejledninger til fx IT-systemer, ligger på den beskyttede del.

INTRANETTET BAG LOGIN

Generelle spørgsmål

Hvordan logger jeg ind på den beskyttede del af intranettet?
Du klikker på ”Log ind” knappen øverst på intranettets forside. Har du en km-mailadresse vil du blive sendt direkte over på intranettets beskyttede del. Har du ikke det, skal du logge ind med MitID.

Kan genveje tilpasses på den beskyttede del?
Forsiden på intranettets beskyttede del er allerede tilpasset til dig, når du logger ind. Den tilpasses i forhold til den rolle, du har i folkekirken, og som er kendt af Folkekirkens IT. Du får også adgang til de systemer, som er opsat til din rolle. På forsiden vil du også kunne se de grupperum, som du er medlem af.

To roller: Hvordan håndteres mails, adgang til grupperum osv., hvis man har to roller, fx menighedsrådsmedlem og ansat?
Hvis du har to forskellige e-mailsadresser til dine to roller, vil du se noget forskelligt, alt efter, om du logger ind via din km-adresse – eller om du logger på med dit MitID. Bruger du den samme mailadresse til alle roller, vil du kunne se det hele, når du logger ind.

E-mail

Kommer der ændringer i mailsystemet på den lukkede del?
Nej. Der er ikke ændringer i mailsystemet.

Hvordan tilgås menighedsrådspostkassen og fortrolig postkassen efter 12. april?
Ligesom på det nuværende intranet, Den Digitale Arbejdsplads, vil du via det nye intranet kunne tilgå de to postkasser via en genvej på forsiden.

Vil menighedsrådets formand og kontaktperson kunne tilgå ”fortrolig post”?
Ja, formand og kontaktperson har adgang til fortrolig postkassen.

Hvad med kordegn, der typisk arbejder med at kontrollere postkasser?
Der vil ikke være ændringer ift. kordegne.

Kommer der ændringer i forhold til, hvem der kan tilgå menighedsrådets postkasser?
I løbet af sommeren 2023 foretager Folkekirkens It-ændringer i adgangen til menighedsrådspostkasser. Det betyder, at formanden og kontaktpersonen fremover som udgangspunkt vil være de eneste medlemmer, der har adgang til menighedsrådets almindelige og fortrolige postkasse. Formanden og kontaktpersonen vil også få tildelt en personlig KM e-mailadresse.

Ændringen har ikke noget med intranettet at gøre men skyldes, at Microsoft har omlagt licenserne i Outlook, så man ikke længere betaler pr. postkasse, men pr. bruger. Der vil blive mulighed for at tilkøbe licenser til menighedsrådets øvrige medlemmer.

Læs mere om ændringerne i orienteringen fra Folkekirkens It - du finder den her.

Grupperum

Skal vi stoppe med at lægge noget ind i grupperum?
Ejerne af de gamle grupperum har været i en oprydnings- og overflytningsproces sammen med Folkekirkens IT. Der skal derfor ikke lægges mere i grupperummene på DAP.

Kan kalenderen i grupperum synkroniseres med andre kalendere?
Det kan godt lade sig gøre at få en kalender, men det er på bekostning af muligheden for rettighedsniveauet ”læseadgang”.

Hvem kan tilføje medlemmer til et grupperum?
Både ejer og medlemmer af et grupperum kan tilføje flere medlemmer.

Hvordan får et medlem af et stiftsråd, der ikke er medlem af et menighedsråd eller et provstiudvalg, adgang til grupperummet?
Stiftsrådsmedlemmer er oprettet som brugere på intranettet via deres rolle som stiftsrådsmedlem hos Folkekirkens IT og kan derfor tilføjes som medlemmer af grupperum ligesom alle andre.

Fildeling i menighedsråd

Hvordan kan intranettet facilitere kommunikation mellem flere menighedsråd, eks. ved et storpastorat?
Et Microsoft Team eller grupperum på intranettet er gode til netop den opgave.

Er der mulighed for fildeling?
Ja - både i Teams og i grupperum.

Hvordan deler vi filer, hvis ikke alle har KM-mailadresser?
Det kan I gøre i både grupperum og på Teams, fordi alle kan være med på tværs af menighedsråd.

Meddelelser

Kan man være sikker på, at modtagerne ser deres meddelelser?
Det kan man aldrig være. Men når man har oprettet en meddelelse på den beskyttede del, kan man sende en mail inde fra intranettets beskyttede del om, at der er lagt en meddelelse på intranettet.

Dataarkiv

Hvad sker der med dataarkivet?
Det vil stadig være muligt at tilgå data i det gamle dataarkiv. Løbende vil funktioner blive flyttet til Kirkeportalen. Efterhånden som en funktion flyttes, vil den ikke kunne bruges længere i dataarkivet, men man vil stadig kunne se de data, som ikke er flyttet.

Bliver mine data fra det nuværende dataarkiv flyttet til Kirkeportalen?
Ja. Før det nuværende menighedsrådsarkiv bliver lukket ned, kopieres data over i dokumentarkivet på Kirkeportalen. Brugere af funktionaliteten vil blive orienteret direkte.

Evaluering

Hvordan kommer evaluering af FIN-projektet til at foregå?
Den redaktionelle enhed, der står for den indholdsmæssige udvikling af intranettet, vil løbende evaluere intranettet.

Har du input – både i forhold til det, der virker, det der ikke virker, og det du mangler, så send en mail til projektleder Jenny Hviid på jeah@hm.dk.