Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Landsforeningen af Menighedsråd (samlet betegnet ”Landsforeningen”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne Privatlivspolitik) og gælder for alle medarbejdere ansat i Landsforeningen.

I forbindelse med din ansættelse hos Landsforeningen indsamler og behandler vi personoplysninger om dig med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Landsforeningen er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til Landsforeningen’s behandling af dine personoplysninger som led i dit ansættelsesforhold, kan du kontakte sekretariatschef Torben Vesterager Lauridsen.

Denne Privatlivspolitik er ikke en del af din ansættelseskontrakt, og du tillægges ingen kontraktlige rettigheder eller forpligtelser i medfør heraf.

1. Datasikkerhed er vigtig for os

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores foreningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er ansat hos Landsforeningen, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

2. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator, fx et navn, et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.

3. Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit ansættelsesforhold og driften af Landsforeningen. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter hvilken stilling du er ansat i, men generelt vil det være oplysninger til brug for Landsforeningens personaleadministration, medarbejdernes sikkerhed, Landsforeningens aktiver og ressourcer samt oplysninger om Landsforeningens rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Landsforeningen vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit ansættelsesforhold.

Landsforeningen indsamler og behandler almindelige personoplysninger, følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og oplysninger om dit CPR-nummer som led i administrationen af dit ansættelsesforhold hos os.

Vi vil i forbindelse med dit ansættelsesforhold hos Landsforeningen typisk indsamle følgende typer af oplysninger (listen er ikke udtømmende):

Oplysninger vedrørende medarbejderen: Stillingsbetegnelse, kontaktoplysninger (privat) (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), køn, civilstand, fødselsdato, bankoplysninger, CPR-nummer, kontaktoplysninger på nærmeste pårørende (hvis du selv oplyser dem), personlighedstests/erhvervstests, oplysninger anført i ansøgninger og CV'er (tidligere ansættelser, uddannelsesmæssig baggrund, faglige kvalifikationer, sproglige og andre relevante kompetencer) samt kopi af dokumentation for tidligere ansættelsesforhold.

Oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet: Kontaktoplysninger (arbejde) (adresse, telefonnummer og e-mailadresse), aftalt arbejdstid (fuldtid, deltid mv.), lønoplysninger (herunder oplysninger om henholdsvis løn/timeplan/aftalt løn, fradrag, medarbejderordninger), identitetsnummer til brug på arbejdet og forskellige systemidentitetsnumre, oplysninger om medarbejderudviklingssamtaler, fraværsoplysninger (herunder fraværsdato og -type), type af ansættelse, start- og slutdato for ansættelsesforholdet, jobtitel, dato for ophør af ansættelse/kontrakt, årsag til ophør, oplysninger om eventuel afskedigelse eller bortvisning, sidste arbejdsdag, status (aktiv/inaktiv/opsagt), årsag til eventuel jobændring og dato for ændring samt dato for indtræden i medarbejderordning.

Visse yderligere oplysninger: Sådanne oplysninger kan indhentes, hvis det er nødvendigt og tilladt i henhold til gældende ret. Det kan for eksempel dreje sig om dokumenter, som kræves i henhold til den nationale lovgivning, fx oplysninger om helbredsforhold eller handicap, oplysninger om barsel/adoption mv. eller oplysninger om eventuelle strafbare forhold.

Ud over dine egne personoplysninger kan du også afgive oplysninger om tredjemand til Landsforeningen, særligt oplysninger om dine pårørende til brug i nødstilfælde. Før du afgiver sådanne personoplysninger om tredjemand til Landsforeningen, skal du orientere den/de pågældende om afgivelse af disse oplysninger til Landsforeningen samt om den behandling, som Landsforeningen vil foretage i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik.

4. Brug af dine personoplysninger

Landsforeningen behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Landsforeningen behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit ansættelsesforhold hos Landsforeningen eller nødvendigt i henhold til gældende ret.

Rekruttering: Rekruttering af nye medarbejdere og teamfordeling, tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier, gennemførelse af personlighedstest, relevante tidligere ansættelser samt faglige kvalifikationer.

Løn – Lønadministration: Indeholdelse af skat og øvrige indkomstskattemæssige forhold, administration af pligtig lønindeholdelse eller opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

Præstation: Evaluering af medarbejderadfærd og -præstationer, herunder medarbejderudviklingssamtaler, uddannelse, udvikling, forfremmelse og karriere.

Uddannelse: Udformning og evaluering af uddannelsesforløb for medarbejderne.

Virksomhedskommunikation og opfyldelse af kontraktlige og juridiske forpligtelser: Virksomhedskommunikation, forhandlinger, transaktioner, konferencer, rejser samt opfyldelse af kontraktlige og juridiske forpligtelser.

Dokumentation: Opretholdelse af virksomheds- og medarbejdermapper for tidligere, nuværende og eventuelt kommende medarbejdere.

Overholdelse af gældende love og regler: Overholdelse af for eksempel lovgivningen om barsels- og forældreorlov, arbejdstider, lovgivning om helbredsforhold, sikkerhed på arbejdspladsen, skatteregler, krav om medarbejderinddragelse samt andre ansættelsesretlige love og regler, som Landsforeningen er underlagt i forbindelse med driften af vores virksomhed.

Sikkerhedskopiering og intern kontrol: Beskyttelse af virksomheden (drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation) samt kontrol af medarbejdernes brug af internettet og e-mails, herunder i forbindelse med interne undersøgelser ved overvågning eller gennemgang af e-mails, meddelelser, brug af internettet eller virksomhedens systemer, i det omfang dette er tilladt i henhold til gældende ret.

Fratrædelse: Administration af fratrædelsesforløbet for medarbejdere, der opsiges eller selv opsiger deres stilling.

5. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Landsforeningen behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) Du har givet dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål (GDPR art. 6, stk. 1, litra a, og art. 9, stk. 2, litra a), (2) indgåelse eller opfyldelse af din ansættelseskontrakt med Landsforeningen (GDPR art. 6, stk. 1, litra b), (3) behandling er nødvendig for at beskytte dine eller en anden fysisk persons vitale interesser (GDPR art. 6, stk. 1, litra d, og art. 9, stk. 2, litra c), (4) behandlingen er nødvendig for at overholde Landsforeningen’s eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder (GDPR art. 9, stk. 2, litra b), (5) behandling vedrører personoplysninger, som tydeligvis er offentliggjort af dig (GDPR art. 9, stk. 2, litra e), (6) behandling er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (GDPR art. 9, stk. 2, litra f), (7) hensynet til Landsforeningen’s legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (GDPR art. 6, stk. 1, litra f), (8) opfyldelse af en juridisk forpligtelse, som Landsforeningen er pålagt (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).

Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).

Behandling af oplysninger om strafbare forhold sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, og behandling af oplysninger om CPR-nummer sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

6. Deling af personoplysningerne

Landsforeningen videregiver alene oplysningerne, i det omfang det er nødvendigt for at administrere dit ansættelsesforhold, fx videregives informationer om dine lønudbetalinger til SKAT med henblik på beregning af skattepligtig indkomst.

Landsforeningen kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx hoteller, lønhåndteringsbureauer, Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af en arbejdsulykke og andre offentlige myndigheder, hvis det er påkrævet efter lovgivningen, i forbindelse med revision, juridisk bistand mv.

Landsforeningen tilstræber i videst muligt omfang at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Landsforeningen videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

Landsforeningen overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

7. Opbevaringsperioden

Landsforeningen opbevarer personoplysningerne i det tidsrum oplysningerne er nødvendige til opfyldelse af de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles.

Dette indebærer, at det som udgangspunkt konkret bliver vurderet, hvor længe en konkret oplysning opbevares.

Desuden stiller lovgivningen i visse tilfælde krav om, hvor længe vi skal opbevare personoplysninger.

Nedenstående skema, skal anses som overordnede og generelle retningslinjer for Landsforeningens opbevaringsperiode: 

 

Kategori af persondata

 

Opbevaringsperioden

Personalemapper – generel HR-data, fx ansættelseskontrakter, advarsler, notater, ansøgninger fra ansatte medarbejdere, oplysning om fagforening, mv.

 

5 år efter ansættelsesforholdets ophør.

Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg, mv.

 

Opbevaring i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår. Oplysningerne slettes umiddelbart herefter.

 

Ansøgninger fra afviste ansøgere

6 måneder efter afslag.

 

Arbejdsskadesager

30 år efter den skadevoldende handling er ophørt.

 

Øvrige personoplysninger – eksempelvis e-mails, dokumenter, mv. der ikke kan tilknyttes din personalemapper.

 

Hurtigst muligt efter fratrædelse, medmindre konkrete grunde taler for længere periode.

Oplysninger om medarbejdere på internettet og intranettet.[1]

 

Hurtigst muligt efter fratrædelse, medmindre konkrete grunde taler for længere periode.

 

Fratrådte medarbejderes e-mail-konti.

Hurtigst muligt efter fratrædelse – senest 12 måneder efter.

 

9. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Landsforeningen er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne.

Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte sekretariatschef Torben Vesterager Lauridsen.

Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Landsforeningens behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

10. Opdateringer

Landsforeningen evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger.

[1] Der gælder særlige regler for billeder af ansatte, om offentliggørelse af personoplysninger på internettet, samt billeder af personer, som lægges på internettet (eksempelvis sociale medier). Se mere på Datatilsynets hjemmeside.