GDPR: Typer af personoplysninger og julehjælp

Værd at vide om GDPR for menighedsråd – Nyhed 6

Her er den sjette nyhedsartikel med viden og praktiske tips til hvordan I konkret kan leve op til reglerne.  Der er regler både for registrering af personlige data, følsomme data, behandling af oplysninger, oplysningspligt om indsamling, ret til indsigt og flere emner.

Indhold denne gang:

• Typer af personoplysninger
  • Almindelige personoplysninger
  • Følsomme personoplysninger
  • Strafbare forhold eller CPR-nr.
  • Fortrolige oplysninger
• Julehjælp
• Ny privatlivspolitik og andre skabeloner

Typer af personoplysninger
Se også mere om typer af personoplysninger i vejledningen, herunder hjemlen til at behandle oplysningerne – Værd at vide om GDPR for menighedsråd. Vejledningen findes på Landsforeningens GDPR-side øverst i boksen.

Almindelige personoplysninger
En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person – også selvom personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.

Det kan fx være:

• Navn, fødselsdato, billede, stemmeoptagelse
• Adresse, mailadresse, telefonnummer
• Familieforhold, boligforhold, økonomiske forhold, skat, gæld

Følsomme personoplysninger
Adgangen til at behandle følsomme personoplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger. Listen for, hvad der betegnes som en ”Følsom personoplysning” er udtømmende:

• Race og etnisk oprindelse
• Politisk, filosofisk og religiøs overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data, biometriske mhp. entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Strafbare forhold eller CPR-nummer
Der skal anlægges en vid forståelse af begrebet ”strafbare forhold”. Både oplysninger om overtrædelse af lovgivning, rettighedsfrakendelse (fx mistet kørekort), adresse i et fængsel eller straffe-/børneattest er omfattet.

Som menighedsråd kan I som offentlig myndighed behandle oplysninger om personnummer med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer. Det sker fx gennem jeres gravstedsadministration. Derudover kan I også anvende cpr-nummer til kontakt via e-boks.

Fortrolige oplysninger
Fortrolige oplysninger er en særlig kategori af oplysninger, der ikke nævnes udtrykkeligt i databeskyttelsesreglerne, men hvor særlige beskyttelsesbehov kan være nødvendige. Det kan have betydning, om oplysningen er omfattet af fx tavshedspligt.

Følsomme personoplysninger (fx religiøs overbevisning) vil utvivlsomt være fortrolige oplysninger. Omvendt er en fortrolig oplysning ikke altid følsom (fx ansøgning om julehjælp eller viden om økonomiske problemer).

Julehjælp
Mange menighedsråd tilbyder julehjælp, som en del af deres sognepleje. Behandling af personoplysninger, som sker som led i processen omkring ansøgning om julehjælp, sker med hjemmel i ”Samfundsmæssig interesse”. Menighedsrådet behøver, som udgangspunkt, ikke at behandle cpr-nummer i forbindelse med ansøgningen. Dog kan det være nødvendigt, hvis menighedsrådet sender tilsagn/afslag på julehjælp til ansøgerens e-boks.

Ny privatlivspolitik
Vi har udarbejdet en ny privatlivspolitik, som giver et mere retvisende billede af, hvilke hjemmelsgrundlag et menighedsråd anvender, når menighedsrådet behandler personoplysninger i forskellige sammenhænge.

Hvis I har benyttet den tidligere skabelon eller skabelonen fra DAP, så anbefaler vi, at I opdaterer jeres privatlivspolitik. Den opdaterede privatlivspolitik kan ses i Bilag 1 – Privatlivspolitik.

Derudover har vi tilføjet nye skabeloner til databehandleraftaler, aftale om fælles dataansvar samt fortegnelser.