Husk fortegnelser på egne it-systemer
En fortegnelse beskriver, hvordan man som dataansvarlige behandler personoplysninger i de systemer man anvender til behandling af personoplysninger. Efter persondataloven er trådt i kraft, er det et krav, at man har udarbejdet fortegnelser for de systemer, man anvender.

Kirkeministeriet har allerede udarbejdet fortegnelser for de systemer, som ministeriet stiller til rådighed via Kirkenettet herunder Den digitale arbejdsplads (DAP) og FLØS, så for de systemers vedkommende opfylder I allerede forpligtelsen. På DAP er der i "Grupperum" en oversigt over, hvilke fortegnelse ministeriet har udarbejdet, og hvilke der er på vej. 

Anderledes forholdet det sig med de systemer, som I selv anskaffer, fx en kalender eller et kommunikationssystem. I skal blandt andet beskrive formålet med systemet, hvilke oplysninger systemet behandler og sikkerhedsforanstaltninger. I "Grupperum" under "Fortegnelser" I kan finde en skabelon, som I kan tage udgangspunkt i, når I skal udforme jeres egne fortegnelser. 

Skal man have en privatlivspolitik?
Ja. Man skal udarbejde en cookie- og privatlivspolitik, hvor man beskriver, hvordan man behandler data fra de brugere, der besøger kirkens hjemmeside. Se et eksempel her.

Vi afventer en skabelon for en generel privatlivspolitik fra Kirkeministeriet.

Politikken skal ligge på kirkens hjemmeside.

Må man offentliggøre billeder fra kirkerne?
Datatilsynet har nu besvaret vores spørgsmål, om man må offentliggøre billeder af personer, der deltager i gudstjenester og kirkelige handlinger, og svaret er, at det må man gerne, da deltagelsen i en gudstjeneste ikke umiddelbart fortæller noget om ens religiøse tilhørsforhold. Tilsvarende gælder for koncerter, foredrag, arrangementer, der foregår i kirkeligt regi.

Derimod må man ikke offentliggøre billeder af vielser, dåb og begravelser, da disse begivenheder netop kan sige noget om de pågældendes religiøse tilhørsforhold, medmindre man har samtykke hertil.

Vær i den forbindelse opmærksom på, at offentliggørelse af billeder af medarbejdere kræver samtykke fra disse.

Skal man bede modtagere af kirkens nyhedsbrev om at tilmelde sig igen?
Måske. Generelt skal man sikre sig, at tilmeldte aktivt har bedt om at modtage dit nyhedsbrev. Dvs. at gentilmelding er ikke nødvendig, hvis man har indsamlet tilmeldingerne via Mailchimp eller et lignende nyhedsbrevsystem. Hvis man derimod har indsamlet dem mere tilfældigt, selv har tilføjet modtagere, eller listen ligger som en løs fil på ens computer, bør man indsamle samtykkeerklæringer.

Man skal fremover informere om, at modtagere af nyhedsbreve har ret til nemt og gratis at afmelde sig nyhedsbrevet.

Hvordan kommunikerer man sikkert med eksterne parter?
Når man sender persondata skal man sørge for, at de mails, man sender frem og tilbage, er sendt forsvarligt.

Mails med personoplysninger til og fra Landsforeningen skal eksempelvis fremover sendes via Den Digitale Arbejdsplads. På samme måde skal man sikre sig, at fx en regnskabsfører bruger et mailsystem, der er tilstrækkelig sikkert. Der findes flere leverandører på markedet, der tilbyder sikre e-mail løsninger.

Hvad skal man spørge om ved tilmeldinger til fx babysalmesang og arrangementer?
Man må spørge om ting, man har brug for at vide i forhold til arrangementet - og ikke mere. 

Må man offentliggøre navne på døbte, konfirmerede, viede og døde i kirkebladet?
Tro er en personfølsom oplysning, og derfor skal man passe ekstra godt på den. Dvs. at man ikke må offentliggøre navne i kirkebladet og på sognets hjemmeside eller hjemmesider uden samtykke. For konfirmander gælder det, at det er forældrene, der skal give samtykket.

Må man læse navne op til allehelgensgudstjenesten?
Ja, hvis de afdøde var medlemmer af folkekirken. Læs mere om reglerne her

Kan vi som menighedsrådsmedlemmer sende sikker post via DAP’ens mailsystem?
Ja, det kan I, for Folkekirkens It til byder en løsning med personlig post og kalender netop via DAP’en 

Når man er logget på DAP’en og trykker på Forside finder man under ”Supportforum/Hjælp til menighedsrådet/Personlig post og kalender”, en beskrivelse af ordningen. Man skal betale et beløb for ordningen, 180 kr. pr. år pr. postkasse.

 Link til ordningen https://support.kirkenettet.dk/#/support/204/381

Medarbejdere

Hvor længe må man opbevare personoplysninger?
Generelt må personoplysninger opbevares  i det tidsrum, oplysningerne er nødvendige til at opfylde de formål, som de oprindelig blev indsamlet til.

Det betyder, at man skal vurdere konkret, hvor længe en oplysning opbevares. Desuden stiller lovgivningen i visse tilfælde krav om, hvor længe personoplysninger skal opbevares.

For personalemapper på fratrådte medarbejdere gælder det, at de må opbevares i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg, mv. må gemmes i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår.

Må man offentliggøre fotos af medarbejdere?
Det kræver samtykke at offentliggøre fotos af medarbejdere på kirkens hjemmeside.

Skal man have samtykke fra medarbejdere til at behandle deres data?
Nej, Der kræves ikke samtykke til at behandle personoplysninger om jeres medarbejdere i forbindelse med ansættelsesforholdet.

Jobansøgninger på mail er ok
Datatilsynet oplyser, på deres hjemmeside, at der er ikke problemer i at modtage ansøgninger på mail, så længe de ikke indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger (hvilket de sjældent gør), men man skal selvfølgelig håndtere ansøgningerne forsvarligt, når først man har modtaget dem.

Vi anbefaler, at I i forbindelse med stillingsopslag oplyser sognets officielle e-mailadresse. Når I har modtaget ansøgningerne, anbefaler vi, at I lægger den i arkivet på DAP’en, så de medlemmer af rådet, der skal deltage i ansættelsesudvalg, kan hente dem der.

Er der flere vejledninger på vej?
Ja. Vi venter på, at Datatilsynet laver en lovet vejledning på personaleområdet. Herefter kan vi informere mere præcist om den nye forordning og dens konsekvenser for arbejdsgivere.  Desuden er Kirkeministeriet på vej med vejledninger om forordningen.

Tilmeld dig nyhedsbrevet

* krævede felter